1. Gesetzesentwurf Kassenpflicht
Kassenpflicht in der Gastronomie: Was der neue Gesetzentwurf für Betriebe bedeutet
Das Wichtigste in Kürze
- Betroffen sind Gastronomiebetriebe mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr. Maßgeblich ist der Nettoumsatz.
- Für sie ist die offene Ladenkasse ab dem 1. Januar 2028 nicht mehr zulässig. Nötig ist eine elektronische Kasse mit zertifizierter TSE.
- Der Papierbon entfällt zum selben Datum, ersetzt wird er durch einen digitalen Beleg. Der Bon verschwindet also nicht, er wechselt das Medium.
- Bei Verstößen drohen bis zu 25.000 Euro Bußgeld plus der Wegfall der Vereinfachung, die heute die Tageslosung erlaubt.
- Beschlossen ist noch nichts. Es liegt ein Referentenentwurf vom 7. August 2026 vor.
Wer betroffen ist
Die Regelung steht im neuen § 146b der Abgabenordnung und trifft alle Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften. In der Gastronomie heißt das: Restaurants, Cafés, Bars, Imbisse, Foodtrucks, Bäckereien und Hotels.
Entscheidend ist der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Absatz 2 Satz 1 Umsatzsteuergesetz. Der wird seit 2025 netto ermittelt, also ohne Umsatzsteuer. Praktisch heißt das: Ein Betrieb mit gemischten Sätzen aus Speisen und Getränken erreicht die Grenze erst bei etwa 107.000 bis 119.000 Euro Bruttoeinnahmen.
Betroffene Betriebe müssen künftig alle Betriebseinnahmen und -ausgaben, Entnahmen, Einlagen und durchlaufenden Posten über die Kasse erfassen. Ausgenommen sind nur Lastschriften und Überweisungen. Bargeld und jede EC- oder Kreditkartenzahlung laufen über das System.
Ab wann: Wer die Grenze 2027 oder früher überschreitet, ist ab dem 1. Januar 2028 in der Pflicht. Bei erstmaligem Überschreiten ab 2028 greift sie zum 1. April des Folgejahres. Innerhalb eines Monats nach Beginn der Kassenpflicht ist das dem Finanzamt elektronisch zu melden.
Wann wieder Schluss ist: Erst nach drei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren unterhalb der Grenze entfällt die Pflicht.
Was die Umstellung verlangt und kostet
Die Kasse muss nach § 146a Absatz 1 AO durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein und Daten über die Schnittstelle DSFinV-K ausgeben. Die Bauform ist frei: Registrierkasse, Kassensystem oder Cloud-Kasse auf dem Tablet. Wer bereits eine TSE-Kasse nutzt, muss wegen der Kassenpflicht nicht umstellen. Neu ist allerdings, dass ab 2028 auch der Wechsel einer TSE dem Finanzamt gemeldet werden muss, innerhalb eines Monats. Das betrifft alle Kassennutzer. Bundesweit rechnet der Entwurf mit rund 115.000 offenen Ladenkassen, die umgerüstet werden müssen.
Die folgende Kostenschätzung stammt aus dem Entwurf selbst:
- Stationäre Kasse: angesetzt mit 575 Euro, günstige Modelle ab 400 Euro
- Cloud-Kasse: rund 100 Euro Einrichtung plus Tablet für etwa 400 Euro
- Mobiler Belegdrucker für Cloud-Kassen: ab 250 Euro
- TSE-Lizenz: 93 Euro jährlich, eine TSE bedient zwei bis drei Kassen
- Wartung: rund 200 Euro jährlich stationär, 20 bis 30 Euro monatlich in der Cloud
Für einen Einzelbetrieb sind das im ersten Jahr grob 700 bis 900 Euro, bei Cloud-Lösungen mit mobilem Belegdrucker entsprechend mehr. Danach bleiben einige Hundert Euro laufend. Es handelt sich um Durchschnittswerte aus der Gesetzesbegründung, im Einzelfall kann es teurer werden.
Der Bon wird digital
Die papierhafte Belegausgabepflicht entfällt zum 1. Januar 2028, an ihre Stelle tritt eine elektronische Belegbereitstellungspflicht. Ein Beleg muss also weiterhin bereitgestellt werden, nur digital und in standardisiertem Format. Der Weg ist offen: QR-Code auf dem Kundendisplay, Download-Link, NFC, E-Mail oder Kundenkonto. Das Ministerium hält den QR-Code für die praktikabelste Lösung.
Zwei Details, die oft untergehen: Der Gast muss den elektronischen Beleg nicht annehmen. Und sein Anspruch auf eine Papierquittung nach § 368 BGB bleibt bestehen.
Für den Verkauf an eine Vielzahl unbekannter Personen sieht der Entwurf zusätzlich eine Befreiung von der Belegbereitstellung aus Zumutbarkeitsgründen vor. Wie weit die in der Praxis reicht, ist noch offen.
Ausnahmen
Zwei Wege sind vorgesehen. Erstens die Einzelfallbefreiung durch das Finanzamt bei unbilliger Härte. Als Beispiel nennt der Entwurf einen Betrieb unter 100.000 Euro, der die Grenze erst zusammen mit einer anderen Tätigkeit wie Vermietung überschreitet. Zweitens eine Rechtsverordnung, die ganze Bereiche ausnehmen kann. Ein Diskussionsentwurf dazu liegt vor, erlassen ist sie noch nicht.
Welche Folgen Verstöße haben
Ohne zulässiges Kassensystem drohen bis zu 25.000 Euro Bußgeld, bei Verstößen gegen die Belegbereitstellung bis zu 5.000 Euro. Neu ist vor allem der zweite Punkt: Bisher war die Belegausgabe praktisch nicht sanktioniert.
Teurer als das Bußgeld kann die Nebenfolge werden. Ein kassenpflichtiger Betrieb ohne elektronische Kasse verliert die Erleichterung, die heute die offene Ladenkasse mit Tageslosung erlaubt. Stattdessen wäre jeder einzelne Geschäftsvorfall aufzuzeichnen. Wer das nicht leisten kann, riskiert mangelhafte Aufzeichnungen und damit eine Schätzung durch das Finanzamt.
Zwei Regelungen greifen früher als der Rest, nämlich bereits ab dem Quartal nach Verkündung des Gesetzes: Für Manipulationssoftware entsteht ein eigener Straftatbestand mit bis zu fünf Jahren Freiheitsstrafe, wobei schon der Einsatz genügt und keine Steuerhinterziehung nachgewiesen werden muss. Und die Kassen-Nachschau darf künftig auch das Finanzamt am Ort der Tätigkeit durchführen, was besonders Betriebe auf Märkten und Messen betrifft.
Was noch offen ist
Der DEHOGA bekennt sich zur Steuerehrlichkeit, hält aber Umsatzgrenze, Ausnahmen und Übergangsfristen für klärungsbedürftig und hat eine Stellungnahme eingereicht.
Ein Satz im Evaluierungsteil ist für kleine Betriebe wichtiger als der Rest: Fünf Jahre nach Inkrafttreten soll geprüft werden, ob die Kassenpflicht auch unterhalb von 100.000 Euro gelten soll. Wer heute darunter liegt, ist nicht dauerhaft ausgenommen, sondern hat Zeit.
Die Kasse ist nur ein Teil des Problems
Zur Klarstellung: Business Butler ist kein Kassensystem und löst die Kassenpflicht nicht. Wer 2028 eine TSE-Kasse braucht, braucht eine TSE-Kasse.
Auffällig ist etwas anderes. Die Kassenpflicht reiht sich ein in eine lange Liste von Nachweisen, die Gastronomiebetriebe ohnehin führen müssen: HACCP-Dokumentation, Temperaturkontrollen, Reinigungspläne, Belehrungen nach Infektionsschutzgesetz, Arbeitszeiterfassung. Jede Pflicht für sich ist machbar, in Summe binden sie Zeit, die im Betrieb fehlt.
Genau dafür gibt es Business Butler: eine Plattform, die diese Nachweise an einem Ort bündelt und revisionssicher dokumentiert.
Was jetzt zu tun ist
- Umsatz prüfen. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz 2026, nicht nur der Barumsatz. Liegt er über 100.000 Euro, sollte fest mit 2028 geplant werden.
- Bestehende Kasse prüfen. Ist bereits eine TSE im Einsatz, besteht in der Regel kein Handlungsbedarf. Im Zweifel gibt der Kassenanbieter direkt Auskunft.
- In Ruhe vergleichen. Bis 2028 ist Zeit. Wer erst im Dezember 2027 kauft, zahlt mit hoher Wahrscheinlichkeit drauf.
- Steuerberatung einbeziehen, besonders bei mehreren Tätigkeiten oder wenn die Grenze nur knapp überschritten wird. Genau dafür ist die Härtefallbefreiung gedacht.
- Verfahren beobachten. Die Ausnahmeverordnung ist noch nicht geschrieben. Sie könnte für einzelne Konstellationen noch etwas ändern.
Häufige Fragen
Ab wann gilt die Kassenpflicht?
Ab 1. Januar 2028 für Betriebe, die die Grenze 2027 oder früher überschritten haben. Bei erstmaligem Überschreiten ab 2028 zum 1. April des Folgejahres.
Zählt nur der Barumsatz?
Nein. Maßgeblich ist der gesamte steuerbare Umsatz, unabhängig davon, wie gezahlt wurde. Gerechnet wird netto.
Müssen weiter Bons gedruckt werden?
Ab 2028 nicht mehr verpflichtend, ein digitaler Beleg genügt. Auf Verlangen besteht weiterhin Anspruch auf eine Papierquittung.
Ist das schon beschlossen?
Nein. Bundestag und Bundesrat müssen noch zustimmen, Änderungen sind möglich.
Welche Dokumentationspflichten treffen den eigenen Betrieb konkret?
In einer kostenlosen Demo gehen wir gemeinsam durch, was im jeweiligen Betrieb anfällt, und zeigen, wie Business Butler das abbildet. Buche dir jetzt über den untenstehenden Link einen Termin!
